רקע

באופן מסורתי, הכנת תשלומים כוללת הדפסת ספרי ספקים, צירוף חשבוניות והגשתם לאישור. תהליך זה גוזל זמן ומשאבים, במיוחד בחברות גדולות.

הפתרון המוצע

דו”ח בקרת תשלומים בפורמט PDF.

שלבים

1. סריקת חשבוניות: סריקה דיגיטלית של כל חשבוניות הספקים.
2. חילוץ נתונים אוטומטי: שימוש בבינה מלאכותית לחילוץ אוטומטי של נתוני החשבונית המרכזיים—מספר אסמכתא, תאריך וסכום. שלושה שדות אלו יוצרים מזהה ייחודי לכל חשבונית, ומפחיתים את הצורך במדבקות ברקוד ידניות.
3. צירוף אוטומטי: קישור נתוני החשבונית שהופקו למערכת הנהלת החשבונות באמצעות המזהה הייחודי.
4. הכנת תשלום: במהלך הכנת התשלום, יצירת דו”ח PDF אוטומטי המבוסס על אשף התשלומים, כולל החשבוניות המצורפות.

יתרונות

• חיסכון בזמן ובמשאבים: מפחית משמעותית עבודה ידנית ושימוש בנייר, ותורם לסביבה ירוקה יותר.
• דיוק משופר: חילוץ נתונים אוטומטי ממזער שגיאות הקשורות להזנה ידנית.
• בקרה משופרת: מספק סקירה מקיפה של תשלומים וחשבוניות מצורפות במסמך PDF יחיד.

עלויות

• דמי התקנה חד-פעמיים: תשלום חד-פעמי עבור הגדרת המערכת.
• חילוץ נתונים באמצעות AI: מתומחר בסנט אחד לעמוד, ללא חיובים מינימליים (לדוגמה, $10 עבור 1,000 עמודים).

מפרט טכני

• שיטה זו אינה מחליפה ארכיון דיגיטלי לצרכי מס; ניתן לשקול אינטגרציה עם ארכיון קיים.
• חילוץ נתונים באמצעות AI עשוי שלא להגיע לדיוק של 100%; כ-10%-20% מהחשבוניות עשויות לדרוש אימות ידני.
• משמש כמנגנון בקרה; חשבוניות עם נתונים שגויים (תאריך/אסמכתא/סכום) לא יצורפו, וידרשו בדיקה נוספת.
• תואם כרגע ל-SAP Business One; ניתן להעריך תאימות למערכות אחרות לפי בקשה.

אבטחת מידע

כל הנתונים נשארים בסביבת הארגון ללא שרתים חיצוניים. חילוץ הנתונים מתבצע באמצעות API עם חברה מובילה בתחום; פרטים זמינים לפי בקשה