רקע

באופן מסורתי, הכנת תשלומים כוללת הדפסת ספרי ספקים, צירוף חשבוניות והגשתם לאישור. תהליך זה גוזל זמן ומשאבים, במיוחד בחברות גדולות.

הפתרון המוצע

צירוף חשבוניות אוטמטי למערכת הנה”ח / ERP והפקת דוחות כולל חשבוניות , למשל לצורך להגשה לאישור תשלום.

שלבים

1. סריקת חשבוניות: סריקה דיגיטלית של כל חשבוניות הספקים.
2. חילוץ נתונים אוטומטי: שימוש בבינה מלאכותית לחילוץ אוטומטי של נתוני החשבונית המרכזיים—מספר אסמכתא, תאריך וסכום. שלושה שדות אלו יוצרים מזהה ייחודי לכל חשבונית, ומפחיתים את הצורך במדבקות ברקוד ידניות.
3. צירוף אוטומטי: קישור נתוני החשבונית שהופקו למערכת הנהלת החשבונות באמצעות המזהה הייחודי.
4. הכנת תשלום: במהלך הכנת התשלום, יצירת דו”ח PDF אוטומטי המבוסס על אשף התשלומים, כולל החשבוניות המצורפות.

יתרונות

• חיסכון בזמן ובמשאבים: מפחית משמעותית עבודה ידנית ושימוש בנייר, ותורם לסביבה ירוקה יותר.
• דיוק משופר: חילוץ נתונים אוטומטי ממזער שגיאות הקשורות להזנה ידנית.
• בקרה משופרת: מספק סקירה מקיפה של תשלומים וחשבוניות מצורפות במסמך PDF יחיד.

עלויות

• דמי התקנה חד-פעמיים: תשלום חד-פעמי עבור הגדרת המערכת.
• חילוץ נתונים באמצעות AI: מתומחר בסנט אחד לעמוד, ללא חיובים מינימליים (לדוגמה, $10 עבור 1,000 עמודים).

מפרט טכני

• שיטה זו אינה מחליפה ארכיון דיגיטלי לצרכי מס; ניתן לשקול אינטגרציה עם ארכיון קיים.
• חילוץ נתונים באמצעות AI עשוי שלא להגיע לדיוק של 100%; כ-10%-20% מהחשבוניות עשויות לדרוש אימות ידני.
• משמש כמנגנון בקרה; חשבוניות עם נתונים שגויים (תאריך/אסמכתא/סכום) לא יצורפו, וידרשו בדיקה נוספת.
• תואם כרגע ל-SAP Business One; ניתן להעריך תאימות למערכות אחרות לפי בקשה.

אבטחת מידע

כל הנתונים נשארים בסביבת הארגון ללא שרתים חיצוניים. חילוץ הנתונים מתבצע באמצעות API עם חברה מובילה בתחום; פרטים זמינים לפי בקשה